SERVICIOS DE ALTA CALIDAD

experiencia en la administración de Propiedad Horizontal

Administración

Preparar y someter a aprobación de los Órganos de Administración y de Control, el presupuesto anual de ingresos y gastos en forma detallada, de acuerdo a las necesidades de la Copropiedad. Se informará mensualmente la ejecución presuestal mediante informe con las notas explicativas de las variaciones y el comportamiento de los rubros del presupuesto aprobado.

Realizar el recaudo de las cuotas ordinarias y demás fondos administrados de la Copropiedad, implementando un plan de recuperación de cartera y la gestión de cobro a través de procesos de cobranza administrativa. En caso de agotar la etapa de cobranza administrativa, proceder a la exigibilidad con los mecanismos prejuridicos y juridicos aplicables, contando con el personal idoneo para el proceso.

Manejar los recaudos conforme a los procedimientos administrativos y contables vigentes, presentando mensualmente los siguientes informes financieros: Balance General, Estado de Resultados, Informe detallado de Cuentas por Cobrar, Informe Detallado de Cuentas por Pagar, Informe de Ejecución Presupuestal, con las respectivas notas a los estados financieros, asi como los demás informes requeridos por los órganos de control internos y externos.

Realizar la gestión Administrativa para el manejo de la correspondencia, archivo, documentación legal, elaboración de actas, registro de copropietarios, inventarios, libros oficiales de contabilidad y demás documentos de la Copropiedad.

Mantenimiento

ADSIMAR S.A.S. ofrece el personal idoneo necesario para supervisar los trabajos de aseo, mantenimiento y seguridad de las zonas y bienes comunes, de acuerdo a las necesidades de la Propiedad Horizontal, los cuales serán cuantificados, de acuerdo a las necesidades y lo acordado por las partes. Procurando contar con el recurso humano comprometido con el adecuado cumplimiento del objeto contratado o funciones asignadas.

Una de las funciones más importantes de la Administración, es la de velar por el correcto estado, conservación y funcionamiento de los equipos, la Administración celebrará y exigirá el cumplimiento de los contratos de servicios necesarios, para este propósito, elaborará planes de mantenimiento, cuadros de control y manuales para el uso adecuado y mantenimiento de equipos.

La Administración realizará las actividades necesarias para garantizar el aseo y conservación de las áreas comunes, equipamientos comunales, cuartos de depósito de residuos, el mantenimiento de las zonas húmedas y zonas verdes, garantizando el buen funcionamiento de los bienes comunes de la Copropiedad.

La Administración ejercerá un control periódico, en los puntos de trabajo de los contratistas que tienen a cargo el mantenimiento, el aseo en las zonas comunes y el servicio de seguridad a cargo de la empresa contratada.

Financieros

Dentro de los cinco (05) primeros días calendario de cada mes, se entrega a cada Copropietario en forma física y/o correo electrónico, la factura por concepto de expensas ordinarias y demás valores a cancelar a favor de la copropiedad.

Los recaudos se realizarán dentro de los términos fijados por los órganos de la administración y/o el Reglamento de la Propiedad Horizontal, aplicando los descuentos que en tal caso existan por pago oportuno, asi como el cobro de intereses por mora establecidos por la ley y reglamentos. Se destaca que se desarrollará un sistema de recaudo directo por consignación, transferencia electrónica o depósito referenciado a través de entidad financiera, para el óptimo manejo de los recursos, por seguridad y comodidad de los usuarios.

Una vez realizado y reportado el pago por parte de los usuarios y/o confirmado el ingreso en la cuenta bancaria, se realizará el comprobante de ingreso de acuerdo a las prácticas contables, informando al Copropietario su nuevo estado de cuenta, en forma impresa y/o a través de medios electrónicos.

La Copropiedad con base a su personería jurídica y documentación legal, tendrá una cuenta bancaria para el manejo de los fondos administrados por concepto de expensas ordinarias, extraordinarias y demás ingresos establecidos, asi como para el manejo de los fondos imprevistos.

Los pagos a terceros se realizarán con cargo a la cuenta bancaria establecida, a través de los portales de la entidad financiera, con firmas conjuntas o dual, con la preparación de la Administración y la aprobación de la(s) persona(s) que delegue el Consejo de Administración.

Como medida de control, los pagos se realizarán con la autorización del Consejo de Administración, presentando previamente los soportes del gasto para su aprobación, posteriormente se realizará el pago desde la cuenta bancaria, de acuerdo al presupuesto de gastos aprobado por la Asamblea General.